Gli atti di nascita, di matrimonio e di morte che circolano tra Italia e Argentina a fini di stato civile non necessitano né di apostille né di legalizzazione consolare. È così dal 1º luglio 1990, grazie a uno dei due accordi bilaterali che i due Paesi hanno firmato a Roma il 9 dicembre 1987. I documenti che restano fuori dall’accordo — procure, atti notarili, atti diversi dagli atti di stato civile — continuano invece a richiedere l’apostille dell’Aja. Saper distinguere gli uni dagli altri Le fa risparmiare settimane di pratica consolare in una successione.
I due accordi di Roma del 1987
Il 9 dicembre 1987 Italia e Argentina hanno firmato a Roma due convenzioni bilaterali distinte, che l’Italia ha ratificato con due leggi del 22 novembre 1988, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 14 dicembre 1988:
- La Legge 532/1988 disciplina l’assistenza giudiziaria e il riconoscimento ed esecuzione delle sentenze in materia civile tra i due Stati. È quella che rileva quando un provvedimento emesso da un giudice argentino deve produrre effetti in Italia, o viceversa.
- La Legge 533/1988 disciplina lo scambio degli atti di stato civile e, soprattutto, esonera dalla legalizzazione tali atti. È entrata in vigore il 1º luglio 1990.
I due testi vengono spesso confusi perché hanno la stessa data di firma e di ratifica. Per una successione transfrontaliera, quello che fa la differenza pratica è il secondo. Può consultare entrambe le leggi nel dettaglio dell’atto pubblicato dalla Gazzetta Ufficiale.
Cosa significa “esonero dalla legalizzazione” nella pratica
Legalizzare un documento pubblico straniero è la procedura con cui un’autorità certifica che la firma e il timbro apposti su di esso sono autentici. In assenza di un trattato che la semplifichi, questa procedura si svolge in due passaggi — autorità del Paese di origine più consolato del Paese di destinazione — oppure, tra i Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961, con un’apostille che sostituisce la doppia legalizzazione.
L’Accordo del 1987 va oltre. Per gli atti di stato civile scambiati tra Italia e Argentina non è richiesta né l’apostille né la legalizzazione consolare: ciascuno Stato accetta gli atti emessi dal registro civile dell’altro senza quel timbro aggiuntivo. Si tratta, in concreto, di:
- atti di nascita;
- atti di matrimonio;
- atti di morte.
Sono esattamente i documenti che strutturano una successione. L’atto di morte apre la successione e ne fissa la data; gli atti di nascita e di matrimonio provano il vincolo di parentela che determina chi eredita e in quale grado. Che questi atti viaggino senza legalizzazione tra Rosario e un comune italiano non è un dettaglio secondario: elimina un passaggio consolare che, altrimenti, aggiungerebbe tempo e costo a ogni certificato.
Occorre tenere presente un limite. L’esonero riguarda la legalizzazione, non la traduzione. Un atto emesso in spagnolo che viene presentato a un’autorità italiana ha di norma bisogno di una traduzione in italiano; un documento italiano che si usa in Argentina necessita di traduzione pubblica eseguita da traduttore iscritto all’albo. L’esonero La libera dal timbro di autenticità, non dalla lingua. Vale la pena chiarire fin dall’inizio quale forma di traduzione l’ufficio ricevente richiede, perché non tutti gli enti accettano lo stesso tipo di traduzione e rifare il lavoro a pratica avviata è la perdita di tempo più comune in questi passaggi.
Quali documenti richiedono ancora l’apostille
L’accordo ha un ambito preciso: gli atti di stato civile. Tutto ciò che resta fuori da questa categoria segue le regole generali e, poiché Italia e Argentina sono entrambe parte della Convenzione dell’Aja del 1961, la via ordinaria è l’apostille. In una successione, questo riguarda tipicamente:
- le procure rilasciate davanti a notaio perché un terzo La rappresenti nella pratica nell’altro Paese;
- gli atti notarili in genere (atti di notorietà, dichiarazioni, accettazioni di eredità formalizzate davanti al notaio);
- i documenti societari, accademici o commerciali che a volte compaiono in un patrimonio;
- i certificati che non sono propriamente atti del registro civile.
La regola operativa è semplice: se il documento proviene dal registro civile, rientra nell’Accordo del 1987 e non richiede apostille; se proviene da un notaio, da un tribunale o da un’altra autorità, con ogni probabilità dovrà apostillarlo. In Argentina l’apostille viene apposta dal Ministero degli Affari Esteri e anche dai collegi notarili abilitati; in Italia la competenza è della Prefettura o della Procura della Repubblica, a seconda che si tratti di un atto amministrativo o di un atto notarile e giudiziario.
Una procura per gestire una successione in Italia è, nella pratica, il caso più frequente di documento che va effettivamente apostillato. Non è un atto di stato civile: è un atto notarile, e per questo resta fuori dall’Accordo del 1987.
Quando entra in gioco l’altro accordo, quello del 1988 sulle sentenze
La Legge 532/1988 — l’altro accordo di Roma — non parla di legalizzazione di atti, ma di riconoscimento delle sentenze civili. In una successione può diventare rilevante quando una decisione giudiziaria emessa in un Paese deve produrre effetti nell’altro: per esempio una dichiarazione degli eredi o un provvedimento successorio argentino che si vuole far valere in Italia. In quel caso non basta un atto di stato civile: si tratta di una pronuncia giudiziaria, con regole di riconoscimento proprie. Per questo conviene non confondere i due accordi. Quello sugli atti semplifica i certificati del registro civile; quello sulle sentenze si occupa delle decisioni dei giudici, e segue un percorso diverso e più formale.
Come ottenere e usare gli atti in una successione
Il percorso pratico cambia a seconda di dove si apre la successione e di dove si trovano gli atti.
Atti argentini da usare in Italia. Se il de cuius o gli eredi hanno atti emessi in Argentina, li richiede al registro civile della provincia che li ha rilasciati — in Santa Fe, il registro civile provinciale — nella versione aggiornata. Grazie all’Accordo del 1987, questi atti si presentano al comune, al notaio o all’Agenzia delle Entrate italiana senza apostille. Le servirà comunque la traduzione in italiano.
Un aspetto da curare è quale copia richiedere. Per provare filiazione, matrimonio o decesso si usa la copia che riproduce l’intero contenuto della registrazione, non un estratto per riassunto. Inoltre, alcuni registri e uffici preferiscono atti emessi entro un termine recente, anche se il fatto registrato non cambia con il tempo. Richiedere fin dall’inizio la versione integrale e aggiornata Le evita di dover sollecitare di nuovo lo stesso documento a metà pratica.
Atti italiani da usare in Argentina. Se deve provare in Argentina una nascita, un matrimonio o un decesso registrati in Italia, richiede l’atto al comune italiano competente. Anche qui l’accordo elimina la legalizzazione; resta la traduzione pubblica in spagnolo.
Questi atti sono il materiale di base della dichiarazione di successione presso l’Agenzia delle Entrate, che in Italia si presenta entro dodici mesi dall’apertura della successione. Raccogliere gli atti corretti, nella versione vigente e con la traduzione pronta, è ciò che poi consente di completare quella pratica senza andirivieni. Per capire come questo passaggio si inserisce nell’insieme della procedura, Le sono utili la guida sui passi per una casa ereditata in Italia dall’estero e il quadro generale sull’eredità in Italia dall’estero.
Un passaggio preliminare che conviene verificare
L’Accordo del 1987 ha rango di legge ed è pienamente in vigore, ma non tutti gli uffici riceventi lo conoscono o lo applicano con la stessa disinvoltura. Qualche ufficio o qualche funzionario poco pratico della convenzione potrebbe comunque chiederLe l’apostille. In questi casi, apostillare un atto non è mai un errore: è un timbro in più che non invalida nulla. Per questo, quando il margine di tempo è stretto, a volte la via pragmatica è chiedere in anticipo all’ufficio di destinazione quale formato accetta, così da presentarsi con i documenti già nella forma attesa invece di scoprirlo allo sportello.
È il tipo di dettaglio che si risolve meglio prima di muovere i documenti che dopo. Definire quali documenti rientrano nell’Accordo del 1987 e quali vanno apostillati, in quale ordine richiederli e con quale traduzione, fa parte del lavoro di coordinamento tra la parte argentina e la parte italiana di una successione. Come avvocata argentina non sono iscritta all’Ordine forense italiano: nella successione italiana coordino con notai e avvocati in Italia e mi occupo di far arrivare gli atti argentini nella forma che a loro serve. Questa ripartizione dei compiti evita che un certificato mal legalizzato — o legalizzato in eccesso — blocchi una pratica che, per il resto, era in ordine.